ワークフローアプリを比較する前に知っておきたい選び方

ワークフローシステムを導入する会社が急増しています。
しかし、一体どんなアプリやソフトを選べばいいのかわかりませんよね。
ここでは、製品を比較する前に知っておきたい「何を選ぶべきか」のポイントを紹介します。
しっかりポイントをおさえて、会社にあったワークフローを選ぶようにしましょう。

ワークフローの選び方その①会社の色にあっているか

様々な商品を比較する前に知っておきたいのが、自社の業務スタイルにあっているか……という点です。
そして、ワークフローを導入することで効率がアップするのか調べる必要があります。
もちろん書類や案件によって承認決裁ルートは複数あるでしょう。
ワークフローを選ぶ際は、それぞれルート変更できるかを調べておきましょう。
その都度変更していたらそれこそ時間の無駄です。

また、せっかくクラウド型を導入するのですから、スマートフォンやタブレットなどと連動できるかも確認しておきましょう。
モバイル対応で無い場合、承認確認のために会社に戻る必要がありますし、導入した意味がありません。

正直、たくさんの機能が揃っているワークフローが一番良いとは限りません。
機能がたくさんあっても使わなければ無駄なだけですし、お金がかかるだけです。
だったら必要な機能、あったら便利な機能が搭載されているものに着目して導入したほうがスマートです。
まず、製品を比較する前に自社の業務フローをまとめ、必要な機能を把握しておく必要があります。
そうすることで、選ぶ手間も省かれます。

ワークフローの選び方その②外部システムとの連携

ワークフローだけでなく、グループウェア、SFAなどと連動できるかをチェックしましょう。
そうすることでより業務の効率がアップします。

この連携がうまくいかないと、それぞれを立ち上げて、打ち込んで……と利用する側も管理する側も負担が大きくなってしまうだけです。
システムを多重に利用すると、ミスの誘発にもつながりますので、こうした事態を防ぐためにもまずは、システムを統合できるアプリケーションを探すようにしましょう。

ワークフローの選び方その③トラブルを回避せよ！

導入を急ぐあまりに、わけのわからないソフトやアプリを購入し、前のほうがまだ効率的だった……というミスをする企業もあります。
選定する前には時間をゆっくりかけて、ワークフローを選定しましょう。
また、カスタマイズできないワークフローですと、書類制作をイチから共有しなければなりません。
現行の業務フローに沿うように書類もカスタマイズできるものを選びましょう。
社員を逆に混乱させてしまっては本末転倒なのです！

また、システムの定着化と効率化のためには管理のルールを決めておく必要があります。
もちろん最初は混乱もあるでしょうが、ワークフローはシンプルなものですので、
ルールと設定し、利用する側も準備することが重要なのです。

ワークフローの選び方その④どんなアプリがオススメ？

上述の選ぶべきポイントを鑑みると……オススメのワークフローは「wawa Flow」です。

まとめ

・承認ルートが逐一変更できるのかをチェックする
・スマホやタブレットなどと連動できるか
・機能は自社に合ったものを選ぶ
・導入する前にルールを作っておく
・ワークフローは「wawa Flow」がオススメ

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