ワークフローを導入することで申請業務の効率がアップする

稟議書の提出など申請業務は、申請する人にとっても、承認する人にとっても、非常に手間がかかるものです。
しかし、近年では申請業務の効率が飛躍的にアップ。
その要因はワークフローシステムを導入した会社が急増したことによります。
ワークフローを導入することで、なぜ申請業務の効率がアップするのか？ 紹介していきます。

申請業務はなぜ手間がかかるのか

申請業務は企業や上司に決定権を委ねる大切な業務です。
しかし、今までのやり方では、時間がかかってしまい面倒でしたし、申請を承認するまでに時間がかかるデメリットがありました。
問題点を挙げていきましょう。

・申請書の作成に時間がかかる
・承認までに時間がかかる
・申請書を提出しても今どこに申請書がまわっているのか不透明
・承認者がたくさんいると、さらに時間がかかる

これらの問題は、今まで「仕方のないこと」として放置されていました。
しかし、ワークフローを導入することで改善されていきます。
どのように改善されるのか下で紹介しましょう。

申請業務をシステム化することのメリット

申請業務をワークフローシステムで統一することで、どのようなメリットが生まれるのでしょうか。

・業務が効率化される
申請書類は今までWordやExcelで作成し、そのたびに最新版を更新していくパターンが多く、みんなが勝手に改編してしまい、フォーマットが崩れてしまうなどのケースがありました。
申請業務がシステム化されることで、全従業員が同じ内容で入力しますし、記入漏れチェックもしやすくなります。

・コスト削減
申請業務はすべて紙で行っていたことでしょう。
それらがすべて電子上でやりとりされるわけですから、紙や印刷費に対するコストが削減されます。
さらに、申請書を上司まで運んで、承認するのを待って……ということがなくなります。
今どこまで承認してくれているのか、進捗状況を逐一チェックできますし、承認者にとっては、滞留した場合、アラーム機能があるワークフローもありますので、申請書が大量にたまっている……というケースも防ぐことができます。
また、社内にいなくても、スマホやタブレットなどのモバイル機能を使うことで、いつでもどこでも承認が可能です。
費用はもちろん、時間や人件費といったコストも削減できるのです。

・書類の検索
監査などが行われると、書類を提出しなければなりません。
ワークフローシステムを導入すれば、検索機能がありますので、容易に対象書類をピックアップすることができます。山のようにある書類から対象書類だけを抜き出すなどの無駄が省けるのです。

・業務改善にもつながる
直接的な影響はないものの、ワークフローシステムを導入することで、今まで知ることのなかった無駄が可視化されます。
そうした無駄を一つずつ潰すことで、さらに業務が改善されていくのです。

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