導入するだけでメリットが見込めるワークフロー

ワークフローシステムをいざ導入するとなると、お金も必要ですし、ルールを共有しなければなりません。
コストもかかるものなので、導入に見合ったメリットが知りたくなりますよね。
このページでは、ワークフローシステムを導入することでのメリットを紹介しています。
メリットを知ってワークフローシステムを導入するか検討してみてくださいね！

システム化することで業務の効率がアップ！

ワークフローをシステム化することで業務の効率がアップします。 主な機能を紹介しましょう。

導入のメリット1 ・申請書類の電子化

申請書類は印刷やコピーした紙が基本です。
ほかにも、WordやExcelを印字して提出する……のが当たり前のことでした。
ワークフローシステムを導入することで無駄な紙を印字することなく、サーバー上で承認ができますし、記入漏れのチェックもできます。

導入のメリット2 ・承認や決裁業務の効率アップ

これまで承認までの道のりは非常に長いものでした。
申請者は「誰まで承認してもらえているのか分からない」、
「部長が出張中で承認をもらうことができない」

といったように、進捗状況が見えず、非常に動きづらかったでしょう。
クラウド型のワークフローシステムを導入することで、いつでもどこでも承認されたかチェックできますし、承認する側もチェックが楽になります。

導入のメリット3 ・書類データの蓄積や検索機能で取りこぼしゼロ

紙の書類の場合、机の書類の山に埋もれてしまう可能性があるので「あの書類が見当たらない！」なんてこともありえます。
ワークフローシステムを導入するだけで、チャンスロスを防ぐことができるのです。
書類の蓄積はなくなります。
コンプライアンスの強化にも一役買ってくれますよ！

ワークフローシステムを導入するとコストが削減できる！

これまで紙によって行っていた申請書類をすべてペーパーレス化することで、かなりのコストが削減されます。
ワークフローのアプリ導入を目指すのであれば、まず紙のコストと、システムを導入することでのコストを計算し、どちらがより企業にとってメリットがあるのか調べておきましょう。

考えられるコスト-紙の場合
・用紙
・印刷
・プリンタ（トナー、電力）
・保管（ファイルや社内スペースの確保）

そして、目には見えないコストです……。
申請書を上司まで持ち運んで、進捗状況を確認したり、電話で聞いたり、
いざというときに限って書類がなくなりまた作り直したり、書類の山から必要な申請書類を探すなど……

これらは、すべて目には見えないコストなのです。
無駄な時間は「もったいない」ものです。

ペーパーレス化するだけでお金だけではなく、時間のコストも削減できるわけです。

検索機能で監査対応や社内ルールが整理できた！

今までならば、内部監査や外部監査の際、対象書類をまとめるために多くの時間をかけていました。
クラウド型のワークフローシステムであれば、検索機能で一発検索可能なので非常に楽になります。

また、社内ルールが整理できます。
クラウド型のワークフローシステムを導入するにあたって、申請から決裁までの業務を明確にする必要があります。
その過程で社内ルールの整理や業務の見直しができるのです。
導入を機会に無駄な業務を整理して効率化を図ることができます。

ワークフローシステムはメリットがたくさん！

ワークフローシステムのメリットは、紙のコスト削減ばかり目立ちますが、そうではありません。
目には見えないコスト削減ができるのです。
目に見えるものでないとメリットは体感しづらいかもしれませんが、紙ならではの手間を大幅にカットでき、業務の効率アップが期待できるのです。
これは利用してみないとわからないものですが、一旦ワークフローシステムを導入した企業のほとんどが、もとの方法に戻らないというのは、利用したメリットが大きいものだということに他なりません。

ワークフローシステムの導入を検討している方へ

ワークフローシステムのメリットを紹介してきました。
しかし実際に業務がどう変わり、どのようなメリットがでるかなどわからないという方もおられるでしょう。

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