申請書類をペーパーレス化するメリット

ペーパーレス化のメリットが謳われ始めて、既に10年、20年が経ちました。
しかし、完全ペーパーレス化できている企業は少ないです。
会議書類や業務に必要な資料の出力は減らせても、根強く残っている紙文化の一つが、申請書類です。
経費精算、交通費精算、領収書などは未だ紙で…という会社様、ぜひ申請書類もペーパーレス化しましょう。
メリットについて解説します。

「ペーパーレス化できない」理由は何か

ペーパーレス化のメリットは、プリンターのトナーと紙代を節約できることだけではありません。
ずらりと並んだキングファイルの保管スペースを一掃することができますし、資料の検索性が良くなり目的の資料を探しやすくなります。
バックアップが取りやすくなりますから、人的ミスや災害による紛失リスクが減ります。
データにパスワードをかけて閲覧者を制限すれば、セキュリティも向上。
一つのデータに同時にアクセスできるので情報共有して業務効率化も可能です。

いいことずくめのはずなのに、なかなかペーパーレス化できないという悩みを抱える会社様は多いです。
顧客のIT化をサポートしているIT企業ですら、交通費精算するため紙にハンコが必要…なんていう場合もあるくらいです。

ペーパーレス化できない一番の理由は、まずはコストでしょう。

自社でシステムを開発するにせよ、パッケージされたシステムを購入するにせよ、お金がかかります。
大企業でしたら、消費する紙の量が膨大なので、すぐに元が取れます。
しかし元を取るのに時間がかかる中小企業の場合、「紙でやった方が安い」となってしまうのです。

次に、システム費用を回収するのに5年も10年もかかる場合に起こりえるリスクとして、
回収できる頃にはシステムが古くなってしまう可能性。
日進月歩のIT技術ですから、10年後には陳腐化してしまい、もっと良いものに乗り換えなければならないということが大いにありえます。

最後に慣習です。
例えば、請求書はPDFをメール添付で送っても印刷物を郵送しても効力に変わりはありません。
印だってなくてかまいません。
しかし、依然として請求書は紙でやりとりするという会社が多いです。
請求書は紙に印鑑がなければならないというのは完全な誤解です。
電子請求書を保存する場合も、e-文書法にのっとって電子証明書を付ければ法的に問題のない書類として保存することができます。

社内の紙文化に目を向けると、根強く残るのが申請書類

請求書の場合は、取引先がPDF請求書の送付を承諾してくれないと一方的にPDF書類を送るのは失礼かもしれません。
必ず印刷物に社判を押して郵送するようにと言ってくる会社は多いので、それに従う方が無難でしょう。

では社内に残る書類に再び目を向けてみましょう。
ペーパーレス化できそうなのにできていないものの筆頭が、申請書類ではないでしょうか。

経費精算、交通費精算、仮払、出張、資料等物品購入、有給・欠勤、扶養家族変更、給与証明取得、セミナー参加、事故報告、稟議書、資格取得…。

社内の申請業務を数え上げるときりがありません。
これらをいちいち紙で提出するのも受け取るのも、大変な手間ですしミスも起こりやすくなります。
承認スピードが遅いと、大きなビジネスチャンスを逃してしまうこともありえます。

ワークフローで申請書類を一掃できる

申請書類のペーパーレス化ができていない理由はなんでしょうか？
コストでしょうか、コスト回収時間の長さでしょうか、慣習でしょうか。

コストであれば、印刷にかかるコストだけでなく、「書類をバインダーに閉じるコスト」「書類を探すコスト」という人件費も考えてみてください。

慣習であれば、新しいルールが浸透した際の効果はどうでしょうか。
紙のままの方が絶対に楽、というのであれば別ですが、大抵の場合はそうではないはずです。

慣習を新しいものに変えるときには、今の業務内容を整理し、新しいルールを作ることが必要です。
この新しいルールの整備には、ワークフローシステムが大きな働きをします。

社内業務を洗い出し、どの部分を電子化していくかを整理し、随時ワークフローに落とし込んでいく。そのことで自然とペーパーレスが浸透していきます。
ワークフローは、ペーパーレスには無くてはならないものです。
もしまだワークフローを導入していないのであれば、導入を検討してみてはどうでしょうか。

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