ワークフローを運用する上で課題になることとは？

ワークフローを導入すれば、企業は数多くのメリットを得られ、業務効率化が期待できます。
しかし導入するものを誤ると、業務効率が低下する場合があるのも事実です。

ここでは、導入を検討している方のために、ワークフローを運用する上での課題を説明します。

操作方法がわからない

業務効率化を目的として導入したワークフローですが、操作方法がわかりにくいことが運用課題になるケースがあります。クラウド型の場合は申し込み後すぐに使えるため、この課題が起こりやすいとも言えます。
ワークフローは直感的に操作できない場合、導入後使い方についての問い合わせが増加し運用がスムーズにいきません。誰もが使いやすいものかどうかは事前に確認が必要です。

全ての書類をペーパーレス化できない課題

ワークフローを運用する際に起こりうる課題のひとつとして挙げられるのが、全ての書類をペーパーレス化できないことです。

ワークフローはあらゆる書類をデータ化することがメリットです。
例をあげると申請書類があります。これをデータ化することで、申請用紙を持ってきてもらい承認する必要がないため、決裁までにかかる時間を短縮できます。
また、データとして扱うので、社内に保管するスペースが不要となり、オフィスのスペースをその他の用途で有効活用できます。

しかし、会社で扱う書類の中には原本で管理しなければならないものもあります。例えば、捺印された業務委託契約書などの重要書類です。
そのため、原本管理しなければならない書類はデータ化できないので、オフィス内で書類として保管しておく必要があります。

このようにデータ化できない書類を多く扱う企業はワークフロー導入にあたり相談することをおすすめします。
ペーパーレス化をする上でのメリットについてはこちらの記事でも詳しく説明しています。
＞申請書類もペーパーレス化しましょう！メリットを解説

承認経路を変更する際には設定の見直し必要

ワークフローを導入することで、承認経路が確立されます。
社内で承認経路が確立されると、承認フローが明確になるというメリットがある一方で、承認経路が硬直して、変更するためには大きな手間がかかるという課題が生じます。

企業では人事異動は決して珍しいことではありません。例えば、今まで申請に対して承認する立場になかった社員が、課長や部長に出世して承認する立場になった場合です。

もし承認者が変更となった時、構築された承認経路を見直して、再設定が必要となります。通常これらの再設定は簡単にできますが、事前に確認すると良いでしょう。

セキュリティに関する課題

IT社会と言われる現代社会においては、多くの情報をデータとして扱います。データで情報を扱うことで、メリットはたくさんありますが同時に課題もあります。
それはセキュリティです。
実際にワークフローを導入すれば、さまざまな書類をデータとして扱います。
書類によっては重要なものを取り扱うことは珍しくありません。もし、これらの重要書類が外部もしくは内部から漏れれば、企業は大きな影響を受けることになります。

ワークフローはセキュリティ対策が万全になされ、多くが安全に運用できますが、セキュリティ対策の確認は必須です。

ワークフローのメリットは多数

ここまで運用時の課題について説明してきました。
それぞれの課題は導入前に事前に確認することで回避できます。ワークフローを導入することで社内の申請業務が大幅に改善した事例はたくさんあります。導入前に無料で体験も可能なのでぜひ一度お試しください。