業務効率の向上が期待できるワークフローシステム

業務効率の向上・改善を目的として、現在多くの企業でワークフローシステムの導入が進んでいます。
ワークフロー、ワークフローシステムについて、ご説明します。

ワークフローとは

ワークフローシステムについて知るために、「ワークフロー」とは何か。
その定義とメリットについて知っておきましょう。

ワークフローの定義

ワークフローとは端的に言えば、その業務を構成する一連の流れのことです。
通常、ほとんどの業務は個人で完結することはありません。
社内・社外のさまざまな人が関わり、業務を遂行していくことになります。
このときの業務の流れを分割し、各項目の内容や担当者を明確にしたものをワークフローと呼びます。

ワークフロー構築によって得られるメリット

ワークフローを作らなくとも、行う業務は同じです。
わざわざ手間暇をかけて、ワークフロー構築を行うことにはどのようなメリットがあるのでしょうか？

関係者全員で認識を統一することができる

「誰が」「いつ」「何を」するか。
この認識が統一できていなければ、業務が滞ってしまうもととなります。
業務が今現在どの状況にあるか、それは誰の担当なのか。
この認識を統一できているだけで、業務を非常に効率的に進行することができます。

ミスの原因の把握・改善

業務が細分化できていれば、どの段階で誰がどのようなミスをしたかの把握が容易になります。
状況が明確にわかるようになるので、改善案を用意することも簡単になります。
ミスの把握・改善を容易にできるため、業務をより効率的かつ安全に進行していけるようになります。

ワークフローシステムとは

「ワークフロー」について理解できたところで、ワークフローシステムについても理解しておきましょう。

ワークフローシステム

ワークフローを電子化し、システム的に管理できるようにしたものがワークフローシステムです。
資料を電子化し、各種承認もシステム上で行うことができます。
紙の資料が複数の人の手を渡っていく従来の方式と比べ、効率的かつ迅速な業務処理が可能です。

ワークフローシステム導入によるメリット

ワークフローシステムを導入することによって得られるメリットは、下記のようなものです。

進捗の正確な管理

ワークフローのどの工程にあり、それは誰の作業なのかが明確になるのです。
状況把握が常にできているので、不要な確認工数を削減することができます。

業務スピードの向上

ワークフローシステムにアクセスできる環境であれば、社外や自宅であっても「申請」・「承認」が可能です。
そのため、業務処理のスピードが向上するのです。

業務の効率化

ワークフローシステム上に情報が集約することで、過去のデータの検索・再利用が効率的に行えます。
それに伴い、資料の作成にかかる時間を削減することができます。

ワークフローシステムの利用で業務効率を向上

ワークフローシステムのこのようなメリットにより、業務効率の向上が期待できます。
ワークフロー自体の構築がまだできていなかった場合、ワークフローの構築による業務効率の向上も期待できるでしょう。
ワークフローの構築が既にできている企業であっても、紙の管理と電子システムでの管理では業務効率に大きく差が出ます。
いつどこであっても「申請」「処理」ができる環境。
過去の資料のすべてが集約されているシステム。
そういったものがあるだけで、「確認」「待ち」などに費やされていた多くの時間を削減することができるのです。