ワークフローを導入する前に知っておきたいこと

社内で「ワークフローシステムを導入しよう」とまとまったのは良いものの、何を準備していいのかわからないし、そもそもワークフローの奥深くまで知っているわけではない……という担当者も多いはず。
ここではワークフローシステムを導入するまでに確認しておきたいことをまとめています。 事前に知識があれば、導入選定時も非常に楽になります。

ワークフローシステムとは何かを把握しておく

ワークフローとは業務のやりとりや流れのこと。
これをシステム化することで、コンピューターに業務のプロセスが自動化され、円滑に進めることができるのです。
紙の申請書を手渡ししたり郵送することなく、電子化された申請フォームに入力することで申請が可能となります。
また、日常的に繰り返される業務上の手続き（消耗品の発注など）や、稟議書などの、確認せねばならない重要な書類の決定などが円滑に進むようになるのです。

ワークフローシステムを導入する目的やメリットは明確か？

ただ良さそうだからという大雑把な理由で導入を検討する企業はいないでしょうが、ワークフローシステムの導入の目的が、明確であればあるほど良いものです。 ここで、ワークフローシステムを導入することで、どんなメリットがあるのか紹介しましょう。

導入の目的・メリット1 ・申請書類の電子化をすることでコストカット

申請書類はコピーした紙で提出するのが基本だという企業が多いでしょう。
ミスが見つかって再度コピー用紙を使った……なんてこともあるはず。
ワークフローシステムを導入することで、全てが電子化され、無駄な資源を使わずに済みます。
役職からすれば、サーバー上で承認ができるので、確認漏れもなくなりますね。

導入の目的2・メリット ・提案から決裁までの無駄な時間がなくなる

上司に承認してもらうためには日数が必要。
「どの役職まで承認してもらえているのか不明」、「出張中で承認をもらえない」と、進捗状況が見えないことが、もはや当たり前になっていたでしょう。
こちらもワークフローシステムを導入することで、誰まで承認されたかチェックができますし、承認する方にとっても部下を待たせることがなくなります。

導入の目的3・メリット ・内部監査の際に楽！

内部監査なのに「あの書類がない！」と前日に慌ててはいないでしょうか。ワークフローシステムでは、電子上でまとめられているので、検索も楽々です。

導入の目的4・メリット ・社内ルールが整理される

申請から決裁までの業務が明確になるので、社内のルールや業務の見直しができます。
無駄な仕事を削減して有意義な仕事が可能となります。

導入の目的5・メリット ・人的ミス発生の防止

今までは決済された内容を手動で反映させていましたが、システムを導入することで効率はアップされます。さらに書類の紛失はなくなりますし、データの入力ミスも防ぐことができます。

ワークフローシステムの主な機能を知っておく

ここでは、オススメのワークフローのアプリケーション「wawa Flow」の機能を詳しく紹介しましょう。

・フリーフォーム作成

標準のテンプレートはもちろん、入力フォームを簡単に作成することができます。

・承認ルートの作成

文書の種類によって回覧するルートを決めることができます。
逐一申請グループを作ることができるので、非常に便利です。

・コメント機能

申請後に申し送りなどのコメントをつけることができます。
承認者は返信をすることが可能です。

まとめ

ワークフローを導入する前に、まずはどういった特徴を持って、どんなメリットがあるのか知っておくことが大切です。
それらを知識として持っておくことで、商品選びをする際にも役立ちます。

高機能だからいい、低価格だからいい、というシステムではありません。無料で試すことができるワークフローシステムも多くありますので、実際に触ってみて、自社で使えるかどうかなど選定するのも重要です。

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