本当に必要なワークフローの機能を見極める

ワークフローシステムは業務上の申請と承認を円滑に繋ぎ、
決済やログ管理を明確にするなどの内部統制にも有効です。
多くの利点を持つワークフローシステムですが、
導入しただけで必ずしも想定通りに働くとは限りません。
ここでは、間違った選定を行わないために、
必要な機能と導入のポイントについてご紹介していきます。

ワークフローシステムの役割とは

ワークフローシステムに求められる役割は、一連の業務の流れにともなう申請と承認を自動化し、
コンプライアンスの強化や作業効率を向上させることにあります。
ワークフローは定型的な処理だけでなく、権限者の変更やルールの改正など、
作業条件が変化することも珍しいことではありません。
そういった変化に対応し、自動的に割り振るといった柔軟性も求められます。
また、ワークフローシステムでは、情報を一元管理し、情報をクリアにすることが可能です。
さらに、電子化することで共有するスピードを飛躍的にアップできるだけでなく、
ペーパーレスによるコスト削減にも繋がります。
このように業務環境に最適な選択ができれば、多くのメリットを享受することも可能になるでしょう。

導入の鍵は業務フローの見直し

内部統制やコンプライアンスの強化、コスト削減などの多くの課題を解決できるワークフローシステムですが、
最適な選択を行うには業務フローの見直しが鍵となります。
まずは、現在の申請・承認のパターンを把握しておきましょう。
企業によっては承認プロセスが複雑になることもありますので、対応できるようにカスタマイズができるかどうかのチェックも必要になります。
また、導入するだけでなく、運用して初めて効果を発揮するものなので、導入後の運用と管理が十分に可能なのか、
人事異動が多い企業では連携が可能かどうかなども判断材料のひとつとなるでしょう。
以上のような自社の見直しによって最適なワークフローシステムの選択ができるようになります。

必要とされる機能面と柔軟性、利便性

ワークフローシステムに求められる機能面は、
自社に必要なものがそろっているかどうかを見極めることで見えてきます。
また、既存のシステムとの連携も選定する上では重要な要素になります。
ほかに、スマートフォンやタブレットからのアクセスなどの利便性についても考慮する必要があるといえるでしょう。
自社に必要な機能、連携可能な柔軟性、そして使用媒体を選ばない、
といった利便性の三つがポイントです。
しかし、それだけでなく会社の規模に対応しているかどうかも重要です。
役割や価格には申し分ないというものでも、対応人数が想定した数に満たない場合には断念せざるをえないからです。
将来的な会社の規模の拡大を見越してカスタマイズ可能であれば、より安心です。

移行コストと使いやすさを忘れずに

本来は紙などで行われていたフローを電子化するため、切り替えには移行コストが必要になります。
効率化を目指しているのに、移行する手間や連携に問題が生じてしまっては本末転倒です。
現場担当者の意見も参考にしながら、移行に際して問題がないか事前に確認しておきましょう。
Excelは多くのビジネス現場で使用されていますが、互換性のあるCSVデータでの出力が可能だと連携も簡単です。
また、利用者が直感的に使えるかも重要な要素です。使い方が複雑すぎると浸透するまでに多くの時間を要します。
パソコンに不慣れな方であっても直感的に利用できれば、移行コストを最小限に抑えることが可能です。
申請が容易にできるように、入力フォームが簡単に作成できるといったことが求められます。

おわりに

正しい選定を行うための第一歩は、自社のワークフローの見直しが必要不可欠です。
そうすることで本当に必要なワークフローシステムの機能が見えてきます
。重視すべきポイントを明確化した後で、連携やカスタマイズなどの柔軟性、
効率化される点は共通していますが、 導入することでもたらされるメリットの大きさは、何がボトルネックとなっているかによって異なります。
情報へのアクセスのしやすさ、直感的に使えるかなどの利便性を考慮していくとよいでしょう。自社の環境に合うかどうかを基盤に据えることが最も大切です。

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