藤徳物産株式会社様のグループウェア導入事例

導入支援でスムーズに他社からの入れ替えを実現

藤徳物産株式会社様

大手メーカーのグループウェアから
WaWaOfficeを選択
グループウェアとSFAが完全連動し入力を一本化

大手グループウェアからWaWaOffice入れ替えについて、情報システム担当者様へいろいろ聞いてみました。

導入効果

WaWaOfficeの活用方法について教えてください。

スケジュールに入力した予定が日報になっていくところが便利です。
それまではグループウェアと日報システムが分離していたので二重入力するしかありませんでしたが、WaWaOffice導入後は、手間が省けると同時に一元管理が可能になりました。これらの機能改善を機に、トップダウンでスケジュール（日報）入力を義務付けています。グループウェアの機能を有効に活用できるようになった点は、以前には無かったことです。
また、ルートセールス用に「簡易日報入力」が行える点は、入力作業の軽減が図れて大変助かっています。

WaWaシリーズの導入前のシステムについて教えてください。

以前のシステムでは顧客毎の訪問日数と売上金額を、一部手作業で集計して照らし合わせ、営業会議の資料にしていました。しかしWaWaFrontier（ＳＦＡ・日報管理）導入後は、訪問件数や顧客毎の訪問状況など、見たい情報を簡単に集計・出力できるので営業マンの行動管理や会議資料作成に役立っています。

グループウェア機能の活用について教えてください。

行き先案内板は、外出している人や出張中の人がひと目でわかるので電話応対がスムーズになりました。緊急時には行き先案内板で作成した伝言メモの内容をメールとして携帯電話に送信することができるので、緊急の電話も外出先から折り返すことができて便利です。
掲示板は、WaWaOfficeを導入してからよく見るようになりました。カテゴリ毎に閲覧権限もあり、効果的な情報伝達が可能になりました。

藤徳物産に合った運用を、アイアットＯＥＣと一体になって考えた

他社システムからの入れ替えで、大変な面はありましたか。

グループウェアと日報システムの更新準備として、運用レベルまで考慮した説明資料を作成し、アイアットＯＥＣと協力して説明会を行いました。これによりシステムの大幅な入れ替えにもかかわらず大きな混乱も無く移行できました。
アイアットＯＥＣは、商品やサービスの提供だけでなく運用の相談・支援やそれに付随する相談ごとにも対応してくれるので助かっています。
また、こちらから機能改善を要望した個所がバージョンアップに盛り込まれることもあり、バージョンアップのたびに使いやすくなっているのを感じています。

社内インフラを見直し

導入型アプリケーションからＷＥＢインターフェイスに変わったことで、メール環境の見直しを行い維持コストの削減を同時に行うことが出来ました。また通信速度が気になったので、これを機に社内インフラのチェックを行い、必要箇所を改善したことは副産です。

導入型よりASP

今まで、大手メーカーのグループウェアを導入型で利用していました。
自社内に抱えていたサーバーなどのハードウェアが更新時期に来ていたので、同じアプリケーションでのバージョンアップと、アイアットＯＥＣから紹介されていたWaWaOfficeで比較検討を始めました。まず、導入型とＡＳＰサービスを比較した場合、それまでサーバー等の維持管理（ＯＳやアプリケーションのバージョンアップ、セキュリティ対策、ハードウェアの更新、バックアップの構築･･･）に非常に手間がかかっていたのに比べ、ＡＳＰサービスならこれらの手間が全くかからない上に、グループウェア自体も徐々に機能アップされる点や、初期投資が抑えられる点に魅力を感じました。コスト比較は、今まで目に見えなかった維持管理コストも含め検討した結果です。
また、今まで藤徳物産ではＡＳＰ・ＳａａＳ等のＷｅｂベースのシステムを導入したことは無かったのですが、ＩＴ業界の主流となりつつあるとも感じていましたので、社内に取り入れて様子を見たいという思いもありました。

使い慣れたシステムより、岡山の企業が開発したサービス

他社システムを５年近く使っていたので、更新すると混乱するのではないかと心配しましたが、機能面や操作性は、テスト期間を経て更新可能と確認しました。ＷＥＢでの操作は特に若い世代には受け入れやすいようで、操作性も良く、混乱はありませんでした。

日報管理システムも同時更新を検討

グループウェアを検討する過程で、日報情報も一元化したいとの案が出ました。
それまで導入型の独立した専用システムを利用していましたが、グループウェアのスケジュールと連動させることを前提に、日報入力の操作性や管理機能についても比較検討しました。藤徳物産はルートセールス主体なので、複数件数の日報入力が簡単に行える点と、入力結果から行動分析などの分析機能が使える点、営業以外の職種においても作業時間報告など工数分析に利用出来る点が、アイアットＯＥＣのWaWaFrontier(ＳＦＡ・日報管理）は他社システムより優れていました。

携帯電話や自宅から、グループウェアを利用できる

以前から、携帯電話や自宅からグループウェアを利用したいという声は耳にしており、セキュリティ機能も確保されたＳａａＳ・ＡＳＰサービスなら社外からのアクセスも許可できるという点は評価ポイントでした。
（現在、藤徳物産では社外からのアクセスを禁止しており、社内ネットワークからしかアクセス出来ないよう設定・運用しています。）