玉島第一病院様様のグループウェアの導入事例をご紹介します。

WaWaOffice導入前の職員間の連絡

WaWaOffice導入前の院内のお知らせや連絡はどのように行っていたのでしょうか？

基本的に連絡は紙の掲示や口頭でのやり取りでした。 看護部門では個人携帯のメールアドレスを聞いて緊急連絡などを行っていたとも聞いています。 また賀新会では、病院事業だけでなくグループホームや老人保健施設の職員の従業員数も多く、職員間のコミュニケーションが十分に取れていなこともありました。

病院での利用シーン

WaWaOfficeをどのようにご活用いただいているのでしょうか？

看護師に人気がありますね。 看護師同士の連絡事項や申し送りの注意事項などに利用しています。 電子カルテを導入したばかりなのもあって、「こういう指示が抜けやすいのでお願いします」などの連絡事項も多いのですが、 口頭連絡だけではその日に出勤している人にしか伝わらないので、出勤していないスタッフにはWaWaOfficeを使って連絡をしています。 その他にも行事の調整や施設予約にも利用していますし、外来当直表もWaWaOfficeに保存しています。 相談など個々のやり取りはローカルメールを利用していますし、ありとあらゆることにWaWaOfficeを利用しています。

良かった点

導入してこんなことが良かったという点を教えて下さい。

電子カルテ検討のまえにWaWaOfficeを導入していて非常に良かったです。 プライムホスピタル玉島では、WaWaOfficeを導入した後に電子カルテの導入検討を行ったのですが、先にグループウェアを導入していて非常に良かったです。
WaWaOfficeを利用してどの会社の電子カルテシステムが良いかのアンケートをとったり、職員の要望や意見を収集していました。 私は昨年度まではプライムホスピタル玉島勤務が週に一回でした。そのためプライムホスピタル玉島との連絡はWaWaOffice が非常に有用でした。 WaWaOfficeが無ければ電子カルテの導入がかなり難航したのではないかと思います。 WaWaOfficeを導入して電子カルテの導入という流れは順番的に良かったです。

病院内での普及

職員の皆様は抵抗なく利用出来ているのでしょうか？

ご年配の方には嫌がられるかと思っていたのですが、みなさん問題なく利用しています。 看護部門でも便利に活用していますが、それだけではなく放射線や薬剤部など様々な部門でWaWaOfficeを活用しています。 事務長のところには毎日たくさんのメールが届いているようで、事務長はメールの返事を忘れないように、WaWaOfficeの中でどのメールが対応済みで未対応なのかを管理しながら業務を行っています。 職員の中にはどうしても使えないという方が2、3名はいらしゃるのですが、そういった方が情報から置いて行かれないように回りのスタッフでフォローし合いながら利用しています。

グループウェアの必要性

西山院長が考えるグループウェアの必要性を教えて下さい。

パソコンやグループェアのような電子的なコミュニケーションにアレルギーのある方は、面と向かって話さないと気持ちが伝わらない、 とよくおっしゃられるのですが、グループウェアのコミュニケーションと直接話すコミュニケーションは、全く別の話だと考えています。
私は副院長という立場上いろんな方の話を 聞くのですが、記録が残っていないと後で回答しようと思ってもわからなくなってしまうんです。 また、記録が無いと「言った言わない」の話になってしまうのですが、こうなってしまうとと立場が強い方が勝ってしまうのです。 立場が強い人が「言った」と言えば、「言った」ことになってしまうということでは良くないと思います。 ですから、私はグループウェアを通して連絡や相談をもらい、それに対して回答をするようにしています。
そういった意味ではローカルメールは良いですね。院内だけで使えるメールなので、外部の方とのメールと混ざって埋もれてしまい、返信を忘れてしまうということが少なくなりました。 私のところには大体1日に1通～2通はローカルメールが届きます。内容は事務長とのやり取りもあるし、人事データのやり取りも行っています。
ローカルメールであれば閲覧にはWaWaOfficeへのログインが必要なので間違っても外部に漏れる心配がない点が良いです。 あとローカルメールは送り先から消すことが出来る点も便利ですね。

今後の活用

今後はどのようにWaWaOfficeを活用していくのでしょうか？

次回のバージョンアップでローカルメールが携帯電話からも送受信が可能になると伺っていますので、今以上にローカルメールの活用していきたいと思っています。 また、ネットフォルダの文書を改版する際にはもっと使いやすくなれば・・・と期待しています。

メッセージ

現在WaWaOfficeを検討している病院様へメッセージがありましたらお願いします。

電子カルテを検討している病院さんにはお勧めです。 検討段階の諸連絡に使えることはもちろんのことですが、院内のパソコンの整備も進むし、職員にパソコンの画面を見るという習慣もつきます。