業務効率化は、今や企業にとっての重要な経営課題の1つです。
とはいえ、どこから手を付けていけばよいのか。
どのように効率化すればよいのか。
あなたは悩んでいるのではいませんか？
本記事では、そんな業務効率化において取り組むべき課題を考えてみましょう。
記事：原川
業務効率化とは
業務効率化とは、生産性向上を実現するためにいかに業務を効率的に行っていくかを追求する取り組みです。
なぜ業務効率化が必要なのか？
業務効率化はなぜ必要なのでしょうか？
業務効率化の目的は、企業における日常的な業務を効率化することで売上を向上させ、従業員のパフォーマンスをあげることです。
企業における日常的な業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」をはぶいて効果的に利益を出すためには、業務効率化を行うことが必要なのです。
ひとことでいえば、業務効率化は企業の売上と密接に関連しているから必要であると言えます。
取り組むべき課題とは
では業務効率化を行っていく上で、取り組むべき課題とはなんでしょうか？
それは大きくいうならば、その目的にあると言えます。
企業における日常的な業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」をはぶいて効果的に利益を出すということです。
「ムリ」
・仕事量やスケジュールにムリはありませんか？
「ムダ」
・必要ではないムダな作業はありませんか？
・必要な業務であっても、その手順にムダな項目はありませんか？
・必要以上に時間をかけてしまっている作業はありませんか？
「ムラ」
・同じ作業であっても、担当する人によって作業内容にムラがありませんか？
・一部の作業員や部署に作業が集中しているようなことはありませんか？
・閑散期や繁忙期で業務にかかる負荷がムラになっていませんか？
企業により、業務の種類や内容は違いますが、目的・課題がはっきりすれば、おのずとその取り組みも決まってくるのではないでしょうか。
業務の洗い出しをおこないムダな業務をなくす
業務の改善を考える上で、最初に考えるべきことはムダな業務をなくすということです。
今までやっていたからというだけの理由で行われている冗長的な作業であったり、会議を行う際に必要ではない資料を作成したりということはありませんか？
必要な業務であっても、その中にムダな手順や項目が潜んでいるかもしれません。
業務を洗い出し、手順を見直すことではぶくことのできる作業はないでしょうか。
まずは日頃行っている業務を洗い出してみましょう。
業務の優先順位を決める
業務の洗い出しを行うことはムダをはぶくだけでなく、業務の優先順位を把握することにもなります。
洗い出したすべての業務を効率化するには、膨大な時間が必要で現実的ではありません。
業務の優先順位を決め、効率化を行うべき業務や項目を明確にすることがつぎに重要なポイントです。
またここで、閑散期や繁忙期を見極めておきます。
閑散期と繁忙期との差をできる限り減らすよう取り組むことも大切です。
まとめられる業務はまとめてしまう
業務によってはまとめられるものもあります。
似たような作業を別々のものが行っているようなことはありませんか？
そのような場合には、業務をまとめることで、残る1人の手をあけることになります。
その分、別の業務をおこなえますね。
自動化できるものは自動化してしまう
業務の内容によっては自動化できるものがあるかもしれません。
日々決まった業務を決まった手順でおこなっているような作業はありませんか？
ルーチンワークのような作業、特に単純で仕事量の多いような作業は積極的に自動化させることを考えましょう。
マクロを利用してExcelやWord、メールを使った仕事を処理できるようにすることでハンドで行う作業と違い、人的ミスを防ぐことにもつながります。
可能であれば、積極的にITツールの利用を考えてみるのもよいと思います。
業務のフローチャートを作成する
業務の流れをつかみ明記しておくことも、業務効率化につなげるためのポイントです。
日次、週次、月次、年次でどのような業務があるのか。
その業務の流れはどのようになっているのか
つぎにあげる業務マニュアルと同時にフローチャートを作成します。
業務のフローチャートを確認しながら、それぞれの業務ごとのマニュアルを読んで業務を進めることができるようにしておきます。
業務に対するマニュアルを整備する
だれが作業を行っても間違いなくおこなえるようにすることは大切です
業務に対するマニュアルを作成し定期的に見直していくことは、業務効率化を図るうえで大切なことです。
マニュアルを作成する際には、その業務の背景や目的も記載しておくとよいです。
担当者が入れ替わってしまった後、そういったことがぼんやりとしてしまい、どうしてそのような作業をおこなっているのだろう？などと不明になってしまうことが防げます。
図や表、写真などを挿し入れながらだれにでもわかりやすく理解しやすいマニュアルを作るようにしましょう。
データベースを活用する
データベースを活用することで、今までおこなってきた取引や顧客などさまざまな情報を蓄積し、必要な時に情報を引き出すことができるようになります。
データベースにしておくことで、情報を効率的に共有し活用することができるようになるのです。
さいごに
業務効率化に対する課題から、取り組むべきポイントを考えてみました。
取り組むべきポイントは企業により内容や優先すべき項目は違ってくるものです。
しかし、目的は変わらないはず。
繰り返しますが業務効率化の目的は、日常的な業務から「ムリ」「ムダ」「ムラ」をはぶいて効果的に利益を出すということです。
業務効率化を実現するために有効な手段のひとつにITツールの導入活用があります。
うまくITツールを導入活用することは、業務やコミュニケーション、文書管理の電子化、情報共有といったことだけではなく、利用する場所や時間を選ばず迅速なビジネス活動の展開を可能とします。
