あなたの会社では、社内でのコミュニケーションが円滑に行われていますか？
社内コミュニケーションが円滑に行われていることで得るメリットはさまざまです。
これからの時代、社内コミュニケーションはますます重要になっていくことでしょう。
今回は、社内コミュニケーションの重要性とそのツールの種類と特長およびツールの紹介をいたします。
記事：原川
社内コミュニケーションの重要性
社内コミュニケーションの目的は、社員同士もしくは社員と組織がお互いの知見やスキルを共有し合うことで、関係性を良好にすることです。
社内コミュニケーションがうまくできていない企業では
社内コミュニケーションがうまくできていない企業では
・企業としての目標やビジョンの共有ができない
・質問する文化が育たず、わからないことがあっても質問しづらい
・社員同士で意識のズレが生じる
・管理職とメンバーで世代間ギャップが発生する
などの問題があげられ、さらにギスギスした環境下ではモチベーションの低下や定着率の低下にまでつながることになります。
コミュニケーションの不足は業務の障害になるといっても過言ではありません。
社内コミュニケーションがうまくできている企業では
社内コミュニケーションがうまくできている企業では
・生産性の向上
・顧客満足度の向上
・社員満足度の向上
・社員定着率の向上
・企業ブランドの向上
などが期待できます。
社員同士による横の関係性だけではなく、縦の関係性も含めた社内コミュニケーションがうまくできている企業では、次のようなことが起こります。
・日頃からコミュニケーションがとれているため、報告・連絡・相談がスムーズ
・わからないことや、職務上での困りごとなどが相談しやすい
このことで、業務効率化や生産性の向上が期待できます。
また、お客様の情報に関しても部署をまたがり広く共有できるので、顧客満足度の向上にもつながます。
社員の満足度や定着率が向上し、口コミなど会社の評判があがるため、企業ブランドの向上にもなるでしょう。
社内コミュニケーションツールの種類と特徴
社内コミュニケーションツールと一言にいってもその種類はさまざまで、それぞれに特徴があります。
電話
ちょっと座ったタイミングや歩きながらの会話など、電話は手軽なコミュニケーションツールのひとつといえるでしょう。
表情まではわかりませんが、声のトーンや強弱で感情を伝えることが可能です。
直接会うことが難しい相手であったり、文章では伝えることが難しいといった話ができるメリットがあります。
反面、相手の時間を奪ってしまうといったことがデメリットです。
相手の状態がわからないため、運転中であったり会議中であったりといった不都合な時にかけてしまうリスクもあります。
メール
送信側では、文章にまとめることにより頭を整理したり、伝えたいポイントを絞ったりと内容を再確認できます。
また受け取り側にとっては、読むタイミングを選べるといったメリットがあります。
電話のように時間に縛られることがありません。
メールでのやり取りは証拠として残るため「言った」「言わない」というようなことが防げることもメリットのひとつです。
反面、メールでは送信相手がいつ読んでくれるのかわかりません。
メールの返信があるまで読まれたかどうかがわからないのです。
開封通知といったものもありますが、必ず返ってくるとはかぎりません。
文字でのやり取りになるため、感情が伝えにくいというデメリットもあります。
一言で済むような要件であっても、メールでは「お疲れ様です。」「以上、よろしくお願いいたします。」といった定型文を書くことになるため次にあげるチャットツールのような手軽さはありません。
ビジネスチャットツール
ほぼリアルタイムにやり取りを行うことが可能です。
グループの作成により、複数人でやり取りを行うこともできます。
メールと比べると、ビジネス文書といわれるような書き出しや文末の定型文を書かずに済むという点で、気軽にやりとりできるといったことがメリットです。
一方、手軽さゆえに不要な会話に発展してしまったり、やり取りした内容がどんどん流れてしまい、肝心なことが後で探せなくなってしまったりといったことはデメリットといえるでしょう。
ツールによってはメッセージの保存限度があり、証拠として残りにくいというデメリットもあります。
社内SNS
社内のメンバーだけが閲覧可能なSNSです。
SNSとはソーシャルネットワークサービスのことで、ネットワーク上でコミュニケーションをとれる会員制のサービスのことです。
一般的なものとしてはFacebookやTwitter、Instagramなどが良く知られているのではないでしょうか。
投稿内容にコメントをもらったり、意見の相互交換が可能です。
多くのサービスでは、グループ機能や特定のユーザーと1対1で会話のやりとりができるメッセージやチャットの機能があります。
メールよりも気軽に情報発信ができ、遠隔でもクラウド経由で迅速に情報交換ができるといったメリットがあります。
スマートフォンなどのマルチデバイスに対応しているサービスがほとんどで、普段社内にいない営業パーソンや、業務委託、外部委託会社といった外部パートナーともコミュニケーションをとることが可能です。
反面、社内SNSにもデメリットはあります。
文章でのやりとりなので、ニュアンスがうまく伝わらず誤解が生じることもあるのです。
また気軽にコミュニケーションがとれるがゆえに、業務と関係のない雑談で盛り上がってしまうといったこともデメリットといえるでしょう。
グループウェア
グループウェアの目的といえば、組織内で情報を伝達・共有することです。
しかしその機能を利用することで、組織内のコミュニケーションを活性化するためのツールとしても活用することが可能です。
コミュニケーションを目的としている社内SNSとは違い、業務環境を作り上げるための要素のひとつとして、コミュニケーションが位置付けられていることが特長といえます。
掲示板やスケジュール、タスク機能の共有で、企業内のグループや全社的に情報を共有できるだけではありません。
Web会議機能を使えば、全国・海外に営業所をもつ企業でも時間や場所にとらわれず情報交換を行うことが可能です。
グループウェアであれば普段関わることのない他部署の担当者とコンタクトをとる場合でも、相手のスケジュールを確認してからメッセージを送れるのでムダな時間や作業が発生しません。
機能性や企業全体の利便性を考えると、チャットツールや社内SNSツールに比べ、グループウェアの方がより多くのニーズを満たせることがメリットです。
反面、グループウェアでは、外部パートナーとのコミュニケーションは難しいといえます。
社内コミュニケーションツール紹介
では実際に、社内コミュニケーションを活用するためのツールには、どのようなものがあるのでしょうか。
ここで、いくつかの社内コミュニケーションツールをご紹介いたします。
Chatwork
Chatworkはタスク機能、ビデオ／音声通話、グループチャットなど機能が豊富なSNSツールです。
国産のコミュニケーションツールで、慣れない人にも使いやすい画面となっています。
Slack
Slackはアメリカ生まれのコミュニケーションツールです。
Slackの最大の特長は、圧倒的な柔軟性にあり、300種類以上の外部サービスと連携することが可能です。
チャットルームのデザインを好きなようにカスタマイズすることもできます。
LINE WORKS
LINE WORKSは、LINEおなじみのチャットやスタンプはもちろん、掲示板、カレンダー、アドレス帳、アンケートなど仕事で活用できる充実した機能を揃えた「ビジネス版LINE」です。
LINEと同じNAVERを親会社にもつ「ワークスモバイルジャパン株式会社」が販売しています。
なじみのあるLINEと同じ使い勝手であるということが最大の特徴でしょう。
また携帯端末を紛失した際に情報を抹消できる「遠隔削除機能」があることも特徴のひとつです。
WaWaOffice（グループウェア）
WaWaOfficeは弊社アイアットOECが開発・提供している、グループウェアです。
コミュニケーションや情報共有の効率化にお役立ちでき、導入コストを大幅削減できるクラウドサービスでご提供しています。
はじめての方でも直感的に操作ができる特徴を持ち、お客様の用途に応じて選べるオプションから既存システムの連携まで対応しています。
全機能がお使いいただける「14日間無料お試し」もありますので、気になりましたら是非お使いください。
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さいごに
社内コミュニケーションの重要性とツールのご紹介をしました。
社内コミュニケーションを活用するということは、企業の利益に貢献する取り組みといえます。
それぞれツールの特徴を理解し、自社に合ったコミュニケーションツールの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。
