働き方改革は、業務の効率化ができれば達成されるものと思っていませんか。
業務効率化を進めても、社員の顔色はなぜか暗い……。今回は、そうなりがちな「業務効率化と働き方改革」の関係について記載します。
～WAWAワーク編集部 ITコーディネータ濱田～
業務の効率化は働き方改革の一つの手段
「業務効率化の推進」で働き方改革を推進する。
そのこと自体に異論はありません。
ですが、業務の効率化には限界があります。どこまでも追い求めていけるものでもありませんし、業務効率化は働き方改革の一つの手段でしかありません。
今回は、業務効率化を進めるにあたっての問題と、その解決策の案を紹介します。
効率化を進めるということ
個人の観点
よく言われる「ToDoリスト、作成文書の再利用」など、仕事の段取りをよくすることで、効率よく仕事をすることは可能です。
この仕事の段取りというものは、一部は周りの助けも借りる必要がありますが、基本的には個人の頑張りがほとんどです。
とはいえ、個人の頑張りなので、手っ取り早く進めることができるので、業務効率化を考えるにあたってまず最初に考えられる部分です。
組織の観点
組織で業務効率化を進める例としては、業務フローの見直しがあげられます。
無駄な会議を無くすなどの「無駄な業務」を削減したり代替手段を設ける。また「必要な業務」は、もっと手間なくできないかということを考え、フローを見直していく。
そのようにして効率化に取り組んでいきます。
個人の頑張りより効果的ですが、複数人を巻き込むことや場合によっては抵抗勢力の存在も出てくるなど、進めにくい一面もあります。
効率化の最終地点
効率化の限界
業務効率化について、個人、組織での効率化を先に書きましたが、どちらにおいても限界があります。
例えば、100メートルを15秒で走る人が100メートルを13秒で走れるようになったとしても、10秒にはなり得ません。組織でやるリレーでも同じです。
頑張っても限界は訪れるもの、それが業務効率化です。
実際、限界ギリギリまで行っても、経営者や上司からは「もっとやれる。もっと頑張れ」というように精神論で言いやすい部分でもあります。
ただ、全力疾走を常に強いておき、さらにもっと上を目指せ、というのであれば、それ相応の対価が無い限り、難しいのも事実です。
効率化を行う損
もし限界まで効率よく業務が回るようになったとします。
そうなると、時間外作業が無くなる、時間に余裕ができる、など色々と良い面も出て来ますが、その次に出てくることは、必ずしも良い面ではないことがあります。
それは、「次の仕事が来るタイミングが早くなる」ことです。
仕事が終わった後、手が空いてる場合に発生しがちなこと。それは次の仕事を渡すことです。
仕事をよくこなす人に仕事は集まり、また会社や部門が業績をさらに上げようと思えばそのすき間に仕事を入れるようになります。
もちろん評価に反映されたり、仕事量も「効率化して楽になった分」と、その「新しく増えた分」を比べて作業者が納得できたり、とするのであれば構いません。ただ、実際によく見聞きするのは、業務効率化できても現場は楽になっていないということです。
そうなると、現場はどうするか。
それは、3時間の仕事が2時間で終わるようになったけど、3時間かかってるように見せるようになります。
業務効率化は、もう限界、と言いながら業務効率化をしないというようになります。
経営者側から見たら、業務効率化をギリギリまでやっているはずなのに、労働時間は何も変わっていない。そういう状況が発生します。
これは、業務効率化を進めたのに、現場が損をしてしまっているから発生することです。
解決策の例
業務効率化は限界があることと、業務効率化で現場が損をすると進まないということを書きました。
解決策は色々ありますが、まずは仕事を早く終わらせられたら、得をするような仕掛けを作る必要があります。
【WAWAワーク：間違った働き方改革。残業禁止を強制する弊害。】でも書きましたが、評価が伴わないと、現場では「残業する方が得」というように必ずしも早く仕事を終わらせるメリットが無いかもしれません。
そのためには、評価制度を変えることと、企業文化を変えることが必要です。
評価制度に関しては、単位時間当たりの成果（生産性）の高い人や部門をきちんと評価する、という制度の確立を。企業文化に関しては、がむしゃらに汗水流して働く人を良しとするのではなく、効率を上げて楽に仕事をして成果を出す人を良しとする。そういう文化に変えていく必要があります。
さいごに
業務効率化を推進するのは、いいことです。
業務効率化なく、働き方改革は進みません。
ただ、業務効率化は限界があるということと、「得」でないと進まないということを念頭に置く必要があります。
また、業務効率化の目的をしっかりと決め、「業務効率化の先に何があるか」を明示するのが効果的です。
業務効率化をして「残業時間を無くしたい」のか、「空いた時間で将来性のある投資的な仕事」をして欲しいのか。または「売上を上げるために業務量を増やす」のか。
もちろん「業務量を増やす」という後者は、働き方改革の本質ではありません。
ただ、今働き方改革で取り組んでいる企業の中には、「残業時間を無くすため」と言いながら「余裕ができた分だけ今までと同じ業務の量を増やす」という企業もいるのは事実です。
働き方改革を進めるための業務効率化は、「目的・ビジョン」をキチンと従業員に示し、現場の協力を得て推進していきます。
業務効率化を進めている企業は、いま一度目的・ビジョンはキチンと従業員に周知されているか、その目的から外れていないかをチェックしてみてください。
