会議を行った後に作成する議事録。
この議事録の作成は、新入社員からベテラン社員まで、誰もが行う作業の一つです。
議事録の作成を命じられて「どうやって作成すればいいんだろう」と悩んだり、自分が作成した議事録がわかりづらいと指摘されたりと、なかなかストレスに感じている方も多いと思います。
今回は、この議事録の作成のポイントについて記載します。
記事：原川
議事録の役割とは
議事録とは「会議の内容を記録した文書」のことです。
では、議事録の役割とは何でしょうか？あなたは答えられますか？
会議の種類に応じて、議事録の作成目的は変わります。
しかしどのような目的で作成された議事録だとしても、役割は以下のとおりです。
・会議参加者の備忘録
・会議に参加・不参加関係なく、関係者全員に会議の内容と決定事項を共有する
会議参加者の備忘録
会議の記録を残しておかないと、参加者の中で勘違いがあったり、時間が経つとともに会議での内容や決定事項が忘れられてしまう恐れがあります。
人の記憶は曖昧なもので、いつの間にか違った記憶にすり替わってしまったということがあるかもしれません。
だれが何を言ったか。
だれが何をいつまでにどうするのか。
そういったことを記録し明らかにしておくことで、責任の所在をはっきりさせ、後から「言った」「言わない」「だれがやる」などの水掛け論になることが防げます。
議事録の役割の一つは、会議内容の備忘録です。
会議に参加・不参加関係なく、関係者全員に会議の内容と決定事項を共有する
いつ、どのような会議に、だれが参加し、どのような議題があり、どのような結果になっているのかを共有することも議事録の大切な役割です。
会議での決定事項を知っていなければならない全員が、その会議に参加しているとは限りません。
関係者全員に会議の内容と決定事項を共有するというのも議事録の重要な役割です。
良い議事録とは？
では、良い議事録とはどのような議事録でしょうか。
良い議事録とは、必要な人のために必要な項目が明記されている議事録のことです。
また議事録は見やすく、誤解が生じないことが重要です。具体的には、つぎの5つのポイントを押さえる必要があります。
ポイント1：主語述語が明記されており、内容が明瞭で誰が読んでも分かる
ポイント2：発言者が誰かわかるようになっている
ポイント3：数字など、定量的な情報がしっかりと書き入れられている
ポイント4：結論が明確に書かれている
ポイント5：意思決定の経緯と内容が分かりやすくまとまっている
そのうえで、5W2Hでしっかり書かれることで、次に行うアクションがわかるようになっていることが大切です。
【5W2H】
・When：いつまでに
・Who：誰が
・What：何を
・Where：どこで
・Why：なぜ
・How：どのように
・How much：いくらで
悪い議事録とは？
悪い議事録とは何でしょうか。
先ほどの「良い議事録」の裏返しですが、単純に書けば、不明確で不要な情報を羅列している議事録です。
よくあるのが、議事録の頭から会話の時系列的に羅列し、ドラマの台本のような議事録になっているものがあります。
これは読み手にとって時間を費やし、結論をぼやかしてしまう恐れがあります。
議事録を読んだ関係者が、結局この会議はなんだったんだろう、このあとどうしたらいいのだろう、となってしまうのであれば、悪い議事録ということです。
議事録に必要な項目
議事録に残しておきたい項目はつぎの通りです。
・会議名
・開催日時
・開催場所
・参加者
・会議の目的
・定例会議の場合には前回からの進捗
・会議での決定事項
・会議の概要と発言者の名前
・次の行動
・補足事項
・次回会議の予定
上記の項目を5W2Hを押さえ、記録します。
会議名・開催日時・開催場所
いつ、どこで行われたか、会議名や開催日時、参加者を明確にします。
参加者
誰が参加していたかも重要な項目です。
記載順は役職上位の方からです。
原則として敬称は不要ですが、顧客が参加している場合には敬称を忘れずに記載します。
議事録の作成者は、通常、参加者の末尾に記します。
会議の目的
何のために開催された会議かを簡潔に記録します。
定例会議の場合には前回からの進捗
定例会議の場合には、前回からの進捗を記載します。
会議での決定事項
一番重要な項目です。
課題の項目別に抜けのないようしっかりと記載しましょう
会議の概要と発言者の名前
議事(話したこと、検討すべきこと、却下されたこと)を書き留めます。
会議に参加しなかった同僚や上司、クライアントが知っておかなければいけない内容をしっかりまとめることが重要です。
次の行動
誰が、何を、いつまでに行うかを明確にします。
補足事項
その他、会議で使用した資料などがあれば、補足事項としてそれも記録しておきます。
次回会議の予定
定例会議など、つぎの会議が決まっている場合には記載します。
議事録の共有方法
一般的に議事録は1時間以内にまとめ、会議から24時間以内を目処に全体共有するのがベストといわれています。
議事録は、会議終了後なるべく早くまとめて提出しましょう。
記憶が新しいうちに内容を整理し、参加者に確認してもらうことが重要となってくるからです。
少し自信のなかった箇所について質問しようとしても、肝心の上司が「あれ？そうだっけ？」と忘れている、という笑えない話も実際にあります。
【議事録の共有方法】
議事録係としての仕事は、まとめた議事録を関係者に届けるところまでです。
議事録の共有は、メールに添付して関係者に向け送信することが一般的かと思いますが、「あとはメールを送信するだけ」などと気を抜いてしまうと、情報漏洩など深刻なミスにつながりかねません。
議事録のデータをメールで送信する際にはつぎのことを必ず確認して送りましょう。
送付データにパスワードを設定する：重要な情報を含んだデータをメールで送信する際には議事録に限らずパスワードを必ず設定しましょう。解凍パスワードは別のメールで送信します。
送付する宛先の確認をする：メールの宛先入力欄を確認します。アドレスに間違えはありませんか？to、cc、bccをキチンと使い分け出来ていますか？
送付内容の確認をする：メール本文に肝心の議事録データを添付し忘れてました。などということはありませんか？メール本文の誤字脱字も見返しておきましょう。
ファイルサイズの確認をする：議事録のほかに添付資料など、データが複数ある場合や、画像や動画などサイズの大きなデータがある場合にはファイルサイズにも注意します。データのサイズが大きい場合にはオンラインファイルストレージサービスの活用などを検討します。
クラウドサービスを使った議事録の作成～共有例
当社では、クラウドサービスWaWaD-Be（なんでもアプリ）を使用して議事録の作成～共有～ToDo管理を行っています。
下記Blogにて例を紹介していますので、ご興味がありましたら一読してください。
◆WaWa活用Blog記事「【活用例】データベースを活用して議事録を管理」へ
さいごに
議事録とは、会議に参加していない人も含め、情報共有を図るために作成するものです。
読む側にとってだらだらと書かれた議事録は時間を消費するだけでなく、内容の理解もしづらい議事録です。議事録は明確かつ簡潔に、なるべくA4一枚におさまるようにしましょう。
聞き洩らしが怖くて、会議を録音しておくこともあるでしょう、テープ起こしには時間がかかるものです。テープはあくまで補足手段とし、要点に絞った議事録をリアルタイムで作成するといった工夫も必要です。
議事録を作成するものにとっても、議事録を読むものにとっても、時間泥棒にならないすっきりとスマートな議事録にしたいところです。
またITツールを活用し、社内フォーマットとして、議事録をテンプレート化しておくのもひとつの手です。必要な項目がテンプレート化されていることで、議事録作成のスピードアップと記載漏れ防止に役立ちます。
議事録は「簡潔に、明確に、5W2Hに従う」ことを心がけて記入すればわかりやすい議事録になります。ポイントを押さえた作成を心がけてみてください。
最後になりますが、文面の途中でも紹介しましたが、当社サービスWaWaD-Be（なんでもアプリ）を活用した議事録の運用例について下記Blogで紹介しています。
◆WaWa活用Blog記事「【活用例】データベースを活用して議事録を管理」へ
また詳細資料のお取り寄せや、無料トライアルも可能ですので、よろしければ下記サービスページよりお申込みください。
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